🥇「去年のExcel使い回したら、取引先に土下座した話」
職場でよくあることなんですが、
「去年の書類、ちょっと直せばよくない？」と言いながら
WordやExcelを開く人、いませんか？
それ、大失敗のもとです😇
💣 失敗その① 会社名そのまま送った
金額だけ直してお客さんに送ったら、電話がかかってきた。
「あの〜、書類にライバル会社の名前が書いてあるんですけど…」
あせる。黙る。土下座。
💣 失敗その② 日付が去年のまま
先月の会議メモをコピーして配った書類の日付が…
「2024年5月13日」
上司「これ去年のやつ？」
自分「ち、違います……あっ」
もう笑うしかない🥲
💣 失敗その③ 隠しメモが見えた
Excelの隠れた列に前の担当者のひとことが残ってた。
「この仕事めちゃくちゃめんどくさい」
それをそのままお客さんに送ってしまった。全部見えた状態で😱
その人は翌週、別の部署へ旅立ちました✈️
✅ 解決策はかんたん！テンプレートを使おう
テンプレートとは、毎回使える「空白の型」のことです。
会社名・日付・金額など中身だけ入力すればいい「枠だけの書類」を
あらかじめ作っておく仕組みです。
📝 Wordテンプレートの作り方
- 普通に書類を作る。会社名・日付・金額など毎回変わる部分は空白のままにする
- 「ファイル」→「名前をつけて保存」をクリック
- ファイルの種類を 「Wordテンプレート（.dotx）」に変更して保存
- 次回は「ファイル」→「新規作成」→「個人用テンプレート」から呼び出す
※ 開くと中身が空白の新しい書類が起動。元ファイルは消えません👌
📊 Excelテンプレートの作り方
- 普通に表を作る。毎回変わるセルは空白のままに。計算式はそのままでOK
- 「ファイル」→「名前をつけて保存」をクリック
- ファイルの種類を 「Excelテンプレート（.xltx）」に変更して保存
- 次回はそのファイルをダブルクリックするだけ。自動で新しいコピーが開く
※ 元ファイルは絶対に上書きされません。安心して使えます👌
🏆 テンプレートを使う5つのメリット
- 前回の名前や日付が残らない
- 隠れたセルのうっかりメモが混入しない
- 毎回ゼロからフォーマットを作らなくていい
- 「最終版」「最終版２」「ほんとの最終版」問題がなくなる
- 計算式や書式が毎回そのまま使える
「去年のファイルを開く」
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「地雷を踏みに行く」
この公式、覚えておいてください🙏
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「地雷を踏みに行く」
この公式、覚えておいてください🙏
たった5秒の手間が
あなたの信用と髪の毛を守ります😂
今日からテンプレ生活、始めましょう！🎉
わからなければIT担当や詳しい人に
一緒に作ってもらうのが一番の近道です😊
