Excel関数、もう頑張らなくていい

こんにちは！
三重県桑名市のパソコン・スマホ教室
テックキャンパス桑名校　水野です。

その表、実は非常識かも。
学校では、誰も教えてくれない。
でも、職場ではみんな知ってる。
それが、エクセルの暗黙ルールです。

知ってるか、知らないかだけで、表の信頼度は変わります。

生徒さんの実例紹介

【リアルな成功事例】提出5分前の冷や汗が、テーブル機能で解決しました。

桑名校の受講生Cさんも、知らずにヒヤッとした一人です。
月末の売上表を、上司に提出する直前。
合計だけが、なぜか合わない。
原因は、途中に入れた空白行でした。
提出5分前の、冷や汗ものです。
その後のCさんは、空白行をやめて、教室で練習したテーブル機能も使うようになりました。
あれから、集計漏れは一度もなし。
上司からの信頼も、厚くなったそうです。
今日は、その暗黙ルールをこっそりお教えします。

①セルに、詰め込みすぎない

1つのセルに、いくつも情報を入れる。
これ、じつは危険なクセです。
名前も年齢も、ひとまとめ。
それだと、あとで計算できません。

こんな入力、していませんか

「田中太郎（32歳）」と1セルに

こう分けるのが、正解です

氏名「田中太郎」／年齢「32」

1つのセルに、1つのデータ。
これだけで、集計がぐっと楽になります。
受講生Aさんも、名前と年齢を1つのセルにまとめていました。
列を分けたら、欲しいデータだけ一瞬で絞り込めるように。
毎週の仕分け作業が、ぐっと楽になったそうです。
同じ理由で、電話番号とメモを一緒に入れている表も、教室ではよく見かけます。
連絡先だけを一覧にしたい時、メモの文字が混ざって検索がうまくいかなくなるのです。

②セルを、くっつけない

見た目を整えたくて、セル結合。
気持ちは、よくわかります。
でも、これが後々のトラブルの元です。

✔並び替えが、正しくできない
✔フィルターが、うまく動かない
✔コピペで、エラーが出やすい

見た目を整えたいだけなら、「セルを結合せず中央揃え」で十分です。
「セルの書式設定」→「配置」→「選択範囲内で中央」を選ぶだけ。
見た目は結合と同じ、機能はそのままです。

③すきまを、あけない

表の途中に、空っぽの行や列。
なんとなく、見やすい気がしますよね。
でも、エクセルはそこで表が終わったと勘違いしてしまいます。
集計も、範囲選択も、そこでストップ。
すきまは、あけない。
これが鉄則です。
教室にいただく「集計が合わない」というご相談、じつはこれが定番です。
こわいのは、エラーすら出ないこと。
数字がズレたまま、誰にも気づかれず配られてしまうんです。

④単位は、手で打たない

「1000円」と、そのまま入力。
親切のつもりが、実は落とし穴です。

これは、やめましょう

セルに直接「1000円」と入力

こう変えましょう

数字「1000」だけ入れて、表示形式で「円」

単位が付くと、文字あつかいに。
それだと、合計も平均も出せません。
日付を「8/15」のように手入力するのも、同じ理由で注意が必要です。
年をまたぐと、意図しない年で認識されてしまうことがあります。
表示形式で整えておけば、こうした思わぬズレも防げます。

⑤まだある、3つの心づかい

最後に、もう3つだけ。
知っておくと、一目置かれます。

✔数式が入ったセルは、さわらない
✔1つのシートに、表は1つだけ
✔閉じる前は、カーソルをA1へ

受講生Dさんにも、こんな話があります。
先輩の数式に、答えを直打ちしたところ。
見た目は、何も変わりません。
でも中身は、ただの数字に変わっています。
数式は、他人の努力の結晶です。
勝手にさわらず、そっとしておくのが鉄則です。
気づかず提出すれば、古い数字のまま、報告書に載ります。
「訂正版を再送します」そのメール1通が、信頼を失います。
その後のDさんは、「シートの保護」を覚えました。
今では上書きの心配もなく、共有ファイルの管理を任される存在になりました。
表を分ければ、印刷も集計もスムーズです。
A1に戻して閉じるのは、次に開く人への、小さな気配りです。

今日の早見表、5つだけ

11つのセルに、1つのデータだけ
2セルは結合せず、中央揃えで対応
3表の途中に、空白行・空白列を作らない
4数値に単位は手入力せず、表示形式で
5数式に触らず、表は1シート1つ、閉じる前はA1へ

今日から、あなたも「わかってる人」。
「あの人の表、見やすいね」そう言われる側に、まわれます。
今すぐ、あなたの表を開いてください。
1つでも当てはまったら、直すなら今です。

よくある質問

Q. すでに空白行が入った表は、どう直せばいいですか？

A. まず空白行を削除し、その上で「テーブルとして書式設定」を使うのがおすすめです。
一度テーブルにしておくと、以後は空白行を作りにくい表になります。

Q. セル結合をすでに多用した表は、直すのに時間がかかりますか？

A. 表の量にもよりますが、「セルの結合を解除」してから「選択範囲内で中央」に一括で変更する方法があります。
桑名校では、この直し方も一緒に練習しています。

Q. 数式を誤って上書きしてしまったら、元に戻せますか？

A. 保存前であれば「元に戻す（Ctrl+Z）」で戻せます。
保存後に気づいた場合のために、「シートの保護」を事前にかけておくことをおすすめします。

Q. 桑名校では、こうした表の作り方も教えてもらえますか？

A. はい、できます。
実務で使う表の基本から、テーブル機能やシートの保護まで、一緒に丁寧に練習しています。

桑名校でもExcel活用を全力サポート

「知らなかった」では、もう済まされない時代です。
でも、大丈夫。
今日から、いくらでも変われます。
テックキャンパス桑名校では、実務で使う表の作り方を、基本から丁寧にお伝えしています。
「自分の表、大丈夫かな」
そんな不安も、一緒に見直していきましょう。
無料体験レッスンでは、このテクニックを実際に体験できます。
この5つを実践すれば、あなたも今日から「できる人」です。

今日も最後まで
お読みいただきありがとうございます。

また明日よろしくお願いいたします。