パソコンのデスクトップ整理術｜3つの箱と1年ルール

保存したはずの書類が見つからず、パソコンの画面を「ウォーリーを探せ」状態でクリックし続けたことはありませんか。実は講師の私自身も、電話口で生徒さんを待たせたまま見積書が見つからず、冷や汗をかいた経験があります。今回は、たった2つのルールだけで画面がスッキリする整理術をご紹介します。

結論：「3つの箱」と「1年ルール」だけでいい

「とりあえずデスクトップへ」と保存を繰り返すうちに、画面はすぐに埋め尽くされます。自分自身にこの整理法を試したところ、200個近くあったアイコンが15個ほどまで減り、ファイルを探す時間は平均3分から体感3秒に。単純計算でも60倍以上の差が生まれました。パソコンの動きもキビキビと軽くなります。

画面に作る「3つの箱」

①作成中(いま使う)、②保管(ずっと残す)、③一時保存(あとで消す)。この3つのフォルダを画面に作るだけで、ファイルの迷子がぴたっとなくなります。

捨てる基準は「1年ルール」

むやみに増えたファイルの削除基準は、「1年使わなかったもの」を思い切って削除することです。1年前のファイルは、フォルダを開いて「表示」から「詳細」を選び、「更新日時」をクリックして並び替えれば一瞬で見つかります。一番古いファイルをクリックし、Shiftキーを押しながら1年前のラインのファイルをクリックすれば、間のファイルがまとめて選ばれた状態になります。

迷ったら「まず残す」でOK

契約書や確定申告など税金関係の書類は5年程度、家族の思い出の写真や資格試験の証明書などは大切に残しておきましょう。一方で、下書きの下書きや、開いたきり使い方が分からなかったアプリ、似たような写真の重複分は、自信を持って削除して大丈夫です。削除したファイルもすぐには消えず、いったんごみ箱に移動するだけなので、慌てる必要はありません。

誤って削除しないためのバックアップの考え方

大がかりな整理をする前に、次の一手間を加えておくとさらに安心です。

大切なフォルダごと外付けドライブにコピーしておく

写真や書類など、失いたくないデータをまとめて外付けドライブやクラウドストレージにコピーしておくと、万が一削除しすぎてしまっても取り戻せます。

ごみ箱を空にする前に一度中身を見返す

ごみ箱に移動しただけの段階では、まだファイルは取り出せます。空にする操作をする前に、もう一度リストをざっと見返す習慣をつけておくと安しす。

パソコンの基本スキルは、一度身につければ一生使えるあなたの財産です。もっと効率よく使いたい、基礎からしっかり学びたいという方は、ぜひ当校の教室で一緒に学んでみませんか。

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